1. Erklärung des Art. 16 BayDiG – „Digitale Kommunikation“
Durch diesen Artikel soll ermöglicht werden, eine sichere behördliche Kommunikation mit den Empfängern auf digitalem Wege zu schaffen. Der gesamte Artikel beinhaltet vier Sätze. Art. 16 S. 1 BayDiG sagt aus, dass Behörden dazu verpflichtet sind, einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten in digitaler Form zu eröffnen. Dies ermöglicht eine Kommunikation auf digitaler Art zwischen dem Sender und Empfänger, in dem Fall zwischen der Behörde und den Bürgern und Bürgerinnen oder Unternehmen.
Ebenso wird auf den Art. 3a Abs. 2 BayVwVfG eingegangen, mit der Überschrift „Elektronische Kommunikation“. Diese Norm geht auf die digitale Schriftform ein. Beispiele einer Schriftform sind eine Kündigung des Arbeitsvertrages, Abschluss eines Mietvertrags oder Widerspruch gegen einen Bescheid. Hier muss man eine Erklärung schriftlich festhalten. In Art. 3a Abs. 2 S. 1 BayVwVfG wird eine Schriftform in elektronischer Form erlaubt, solange es kein verbietendes Gesetz diesbezüglich gibt. In Art. 3a Abs. 2 S. 2 BayVwVfG steht, dass elektronische Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen. Das dient zur Identifizierung, Prüfung der Echtheit und zur Bestätigung des Unterzeichners. Diese elektronische Signatur stellt sicher, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Der dritte Satz in Art. 3a Abs. 2 BayVwVfG fordert, dass die Behörden Signaturen mit einem Pseudonym, die nicht unmittelbar zur Identifikation der betroffenen Person führen, nicht für zulässig zu erklären. Der letzte Satz in Art. 3a Abs. 2 BayVwVfG erlaubt die Ersetzung der Schriftform.
Weiter heißt es in Art. 16 S. 2 BayDiG, dass behördliche Übermittlungen von digitalen Dokumenten möglich sind, solange und soweit die Empfänger, also die Bürger und Bürgerin dem zugestimmt haben und den Zugang eröffnet haben. In Art. 16 S. 3 BayDiG werden die Behörden aufgefordert, sichere und geeignete Kommunikationsmöglichkeiten für den Nutzer bereitzustellen. Als Unterstützung zu Satz 3, folgt bei Art. 16 S. 4 BayDiG, dass Behörden selbst über die Art und Weise der Übermittlungsmöglichkeit entscheiden können, sofern nichts anderes geregelt wurde.
2. Erklärung von Schlüsselbegriffen
a) Schriftform
Wie schon oben erwähnt, sind Schriftformen gesetzliche Formerfordernisse. Diese treten häufig in Form von Verträgen, Schriftstücken oder Urkunden auf. Die Gültigkeit dieser Schriftformen bestätigt man mit einer benötigten Signatur. Im Art. 16 BayDiG werden schriftformersetzende Dokumente erwähnt, welche die klassischen Schriftform auf Papierform in digitale Dokumenten ersetzt.
b) Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur wurde eingeführt um digitale Dokumente vollenden zu können. Diese ersetzt die handschriftliche Unterschrift, die digital so nicht möglich ist. Diese Signatur ist auch wichtig für die Integrität der Dokumente, das bedeutet, dass dadurch eine Veränderung im Dokument unmöglich unbemerkt bleibt, da zum Beispiel ein Eingriff die Signatur verändern könnte. Ein weiterer Nutzen ist die Authentizität: Hier wird durch die digitale Unterschrift eine Zuordnung zum Ersteller oder Unterzeichner eindeutig aufgezeigt, also identifiziert. Was man hier noch unterscheiden kann, ist der Beweiswert der elektrischen Signaturen. Es gibt die „einfache Signatur“, welche nur einen moderaten Beweiswert liefert. Die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ bietet einen mittleren Wert. Den höchsten Wert des Beweises erreicht man mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“, wie sie auch im Art. 3a Abs. 2 S. 2 BayVwVfG verlangt wird.
3. Möglichkeiten des Zugangs und Übermittlung
Um digitale Dokumente den Empfängern (Bürgern, Bürgerinnen und Unternehmen) von behördlicher Seite senden zu können, benötigt man eine Plattform. Eine einfache Variante wäre über die E-Mail, sie ist eine Plattform für digitale Kommunikation. Über sie können ganz leicht Nachrichten oder Dokumente versendet werden. Diese Variante ist jedoch nicht so geeignet für den Schutz vertraulicher Daten und Informationen, da sie keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbietet und Dritte (z.B. Mail-Anbieter) Einblicke in diese Dokumente erhalten könnten. Um eine sichere Alternative bereitzustellen, hat der Bund die DE-Mail entwickelt. Laut dem Bundesministerium für Inneres und für Heimat (BMI) ist dieser Dienst sicher und verspricht eine verschlüsselte Kommunikation (mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Ebenso werben sie mit geschützten Daten, einer klaren Identifikation der Teilnehmer und mit verbindlichen und nachweisbaren Dokumenten. Die Zielgruppe sind neben Behörden, die Bürger und Bürgerinnen und auch die Unternehmen. Die Nutzung des Dienstes erfolgt ähnlich wie bei bereits genutzten E-Mail-Anbietern. Eine weitere Möglichkeit, die eine sichere Kommunikation zwischen Sender und Empfänger gewährleisten kann, sind digitale öffentliche Dienste, welche direkt von der benötigten Behörde bereitgestellt werden. Durch die Kommunikation über das Postfach-System, hat man ein digitales Postfach direkt auf der Webseite, dem Portal oder über die App. Beispielhafte Behörden sind die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Rentenversicherung oder „Elster – Das Online-Finanzamt“. Wie bei einem Messenger-Dienst kann man hier eine Benachrichtigt erhalten. Ein Nachteil hierbei ist, dass die meisten digitalen Dienste auf eine Behörde beschränkt sind. Das bedeutet, dass man für jeden Dienst und Behörde eine Identifikation vornehmen muss. Durch Vorhaben wie die BayernID, ein identifizierendes Anmeldesystem, möchte die Bayrische Staatsregierung Alternativen bieten, um diesen Problemen entgegenzuwirken.
4. Vor- und Nachteile
Klare negative Aspekte, an denen es noch Verbesserungsbedarf gibt, sind die schweren Identifikationsverfahren, die teils komplizierten Strukturen in der Anmeldung und dass nicht alle Behörden, wie das Bürgerbüro, einen allgemein digitalen Weg anbieten. Ebenso kritikwürdig ist, dass Nutzer sich mit den einzelnen digitalen Diensten auseinandersetzen müssen, da kaum Verknüpfungen zwischen den Behörden existieren. Im Gesamten ist es ein großer Schritt zur Digitalisierung Bayerns. Die digitale Kommunikation, sowie das Verwenden von digitalen Dokumenten spart viel Papier, entlastet Behörden, Bürger und Bürgerinnen und ermöglicht ein viel schnelleres Verwaltungsverfahren.